Celestialkarnevalens logga

Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-01-20

PERSONUPPGIFTS­ANSVARIG

Personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter är:

Lundakarnevalen

Organisationsnummer: 845001-4496

Sandgatan 2, 223 50 Lund

E-post: gdpr@lundakarnevalen.lu.se

Lundakarnevalen har för närvarande inget dataskyddsombud.

För frågor om personuppgiftsbehandling, kontakta personuppgiftsansvarig via ovanstående kontaktuppgifter.

KATEGORIER AV REGISTRERADE OCH
PERSONUPPGIFTS­BEHANDLING

Lundakarnevalen behandlar personuppgifter för följande kategorier av registrerade:

KARNEVALISTER

Vilka uppgifter:

  • Namn, personnummer, kontaktuppgifter (telefon, e-post)
  • Matpreferenser
  • Medlemskap i Studentlund/Akademiska Föreningen
  • Fotografier (karnevalist-ID, dokumentation av evenemang)
  • Roll och arbetsuppgifter
  • Tröjstorlek
  • Information om körkort och truckkort
  • Bankuppgifter (vid behov av utbetalningar)

Syfte:

  • Administrera volontärengagemang och medlemskap
  • Intern kommunikation och koordination
  • Schemalägga arbetsuppgifter och evenemang
  • Säkerhet och tillträde till karnevalsområden
  • Hantera matbeställningar till enskilda evenemang
  • Dokumentation och marknadsföring av karnevalen
  • Administrera betalningar till karnevalister för utlägg och lönehantering (personnummer och bankuppgifter används för rapportering till Skatteverket och bokföring)

Rättslig grund:

  • Berättigat intresse (administration, intern kommunikation, säkerhet)
  • Uttryckligt samtycke (matpreferenser, publicering av fotografier på externa kanaler)
  • Rättslig förpliktelse (bokföring av utbetalningar)
  • Fullgörande av avtal (utbetalning av ersättningar enligt överenskommelse)

Lagringstid:

  • Medlemsregister: Till avslutningsevent hösten 2026 eller senast årsskiftet 2026/2027
  • Matpreferenser: Till årsskiftet 2026/2027
  • Utbetalningsinformation och bokföringsmaterial: 7 år enligt bokföringslagen
  • Uppgifter viktiga för överlämning: Till nästkommande karneval (med personens samtycke)

ALUMNER

Vilka uppgifter:

  • Namn, e-postadress, telefonnummer
  • År för karnevalsdeltagande
  • Tidigare roller i karnevalen

Syfte:

  • Underhålla alumninätverk
  • Bjuda in till återföreningar och framtida evenemang
  • Informera om kommande karnevaler

Rättslig grund:

  • Berättigat intresse (alumni-verksamhet, inbjudningar)

Lagringstid:

  • Tills personen begär radering

KUNDER

Vilka uppgifter:

  • Namn, kontaktuppgifter (e-post, telefon, adress)
  • Betalningsinformation
  • Köphistorik och biljettnummer

Syfte:

  • Fullgöra köpavtal och leverera produkter/biljetter
  • Hantera betalningar och kundsupport
  • Bokföring

Rättslig grund:

  • Fullgörande av avtal
  • Rättslig förpliktelse (bokföring)

Lagringstid:

  • Bokföringsmaterial: 7 år enligt bokföringslagen

BESÖKARE

Vilka uppgifter:

  • Namn, kontaktuppgifter
  • Fotografier och videoupptagningar från karnevalens verksamhet
  • Kameraövervakningsmaterial

Syfte:

  • Genomföra och administrera tillträde (t.ex. biljettkontroll, service, eventuella återköp/klagomål)
  • Skapa säkerhet och trygghet på karnevalsområdet samt förebygga och utreda incidenter
  • Dokumentera Lundakarnevalen och kommunicera om vår verksamhet (t.ex. på webbplats och i sociala medier)
  • Marknadsföra kommande karnevaler genom att visa stämning och miljö från Karnevalen, främst med översikts-/stämningsbilder

Rättslig grund:

  • Fullgörande av avtal (nödvändig behandling för att hantera biljettköp och ge tillträde)
  • Berättigat intresse (säkerhet/trygghet, eventuell kameraövervakning, incidenthantering, ordningshållning samt dokumentation/marknadsföring/kommunikation)

Lagringstid:

  • Biljettinformation: Max upp till 1 år efter Karnevalen (t.ex. för administration, service och reklamationer)
  • Foto/film publicerat i våra kanaler: Så länge materialet är relevant för ändamålet eller tills invändning/begäran behöver hanteras
  • Kameraövervakningsmaterial: Sparas i huvudregel inte, såvida det inte behövs som bevismaterial vid incident

SPONSORER & GYNNARE

Vilka uppgifter:

  • Företagsnamn, organisationsnummer
  • Kontaktpersonens namn och kontaktuppgifter
  • Avtalsinformation
  • Fakturerings- och betalningsinformation
  • Donationshistorik

Syfte:

  • Administrera och fullgöra sponsoravtal
  • Leverera motprestationer enligt avtal
  • Hantera fakturering och betalningar
  • Kommunikation kring samarbeten
  • Bokföring

Rättslig grund:

  • Fullgörande av avtal
  • Rättslig förpliktelse (bokföring)
  • Berättigat intresse (kontakt med potentiella sponsorer)

Lagringstid:

  • Under avtalstiden + 3 år (preskription)
  • Bokföringsmaterial: 7 år enligt bokföringslagen

AVTALSPARTNERS & LEVERANTÖRER

Vilka uppgifter:

  • Företagsnamn, organisationsnummer
  • Kontaktpersonens namn och kontaktuppgifter
  • Avtalsinformation
  • Fakturerings- och betalningsinformation

Syfte:

  • Administrera leverantörsavtal
  • Hantera betalningar och fakturering
  • Kommunikation kring leveranser och tjänster
  • Bokföring

Rättslig grund:

  • Fullgörande av avtal
  • Rättslig förpliktelse (bokföring)
  • Berättigat intresse (utvärdering av leverantörer)

Lagringstid:

  • Under avtalstiden + 3 år (preskription)
  • Bokföringsmaterial: 7 år enligt bokföringslagen

KÄNSLIGA PERSON­UPPGIFTER

Lundakarnevalen kan komma att behandla känsliga personuppgifter i form av:

  • Matpreferenser som kan avslöja hälsotillstånd (allergier, celiaki) eller religiös övertygelse (kosher, halal, vegetariskt av religiösa skäl)
  • Hälsouppgifter vid behov av särskilda anpassningar eller tillgänglighetsåtgärder

För behandling av känsliga personuppgifter inhämtar Lundakarnevalen alltid uttryckligt samtycke från den registrerade. Personen informeras tydligt om vilket syfte uppgifterna samlas in för och hur de kommer att användas. Känsliga personuppgifter skyddas med extra säkerhetsåtgärder och är endast tillgängliga för de personer som behöver uppgifterna för att fullgöra sina arbetsuppgifter.

För minderåriga (under 18 år) krävs vårdnadshavares samtycke för behandling av känsliga personuppgifter samt för behandling som grundar sig på samtycke (t.ex. marknadsföring, publicering av fotografier).

TILLFÄLLIGA REGISTER

Lundakarnevalen kan inför evenemang eller i andra fall behöva samla in och förvara uppgifter internt. I dessa fall ska det finnas en klar struktur för hur uppgifterna samlas in samt vem eller vilka som får tillgång till dessa.

För att Lundakarnevalen ska få samla in uppgifter åt personen vars uppgifter samlas in fråga tydligt godkänna att dennes uppgifter får användas till det syfte som insamlaren avser samt att det får sparas under tiden som insamlaren angivit.

Uppgifter som samlats in för evenemang ska tas bort eller anonymiseras direkt efter att insamlingens syfte har uppnåtts. Alla tillfälliga register som Lundakarnevalen samlar in regleras via riktlinjerna för personuppgiftshantering.

DINA RÄTTIGHETER SOM REGISTRERAD

Dataskydd är en grundläggande rättighet och du har flera rättigheter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Dessa rättigheter är:

RÄTT TILL TILLGÅNG

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och till vilka mottagare vi har lämnat ut uppgifter. Kontakta oss via gdpr@lundakarnevalen.lu.se för att begära ett registerutdrag.

RÄTT TILL RÄTTELSE

Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig rättade. Kontakta oss så uppdaterar vi informationen.

RÄTT TILL RADERING

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:

  • Uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in
  • Du återkallar ditt samtycke och det inte finns annan rättslig grund
  • Du invänder mot behandlingen och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre
  • Uppgifterna har behandlats olagligt

Observera att vissa uppgifter kan behöva sparas på grund av rättsliga skyldigheter (t.ex. bokföring).

RÄTT TILL BEGRÄNSNING AV BEHANDLING

Du har rätt att begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas under vissa omständigheter, t.ex. om du bestrider uppgifternas korrekthet.

RÄTT ATT ÅTERKALLA SAMTYCKE

Om behandlingen grundar sig på samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta påverkar inte lagligheten av behandling som skett före återkallelsen.

RÄTT ATT INVÄNDA

Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse. Vi kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte kan visa berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.

RÄTT ATT KLAGA

Om du anser att Lundakarnevalen behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Box 8114

104 20 Stockholm

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Webbplats: www.imy.se

FOTOGRAFERING OCH FILMNING

VID KARNEVALENS EVENEMANG

Lundakarnevalen fotograferar och filmar under sina evenemang för dokumentation och marknadsföring.

Översiktsbilder och allmänna bilder från evenemang behandlas med stöd av Lundakarnevalens berättigade intresse att marknadsföra och dokumentera verksamheten.

Bilder där minderåriga personer är tydligt identifierbara och i fokus publiceras endast efter inhämtat samtycke från den avbildade personen vårdnadshavare.

INVÄNDNING MOT PUBLICERING

Om du identifierar dig själv på en publicerad bild och inte vill att bilden ska vara publicerad, har du alltid rätt att invända. Kontakta oss på gdpr@lundakarnevalen.lu.se så kommer bilden att tas bort eller du kommer att anonymiseras i bilden.

INTERN DOKUMENTATION

Bilder som endast används för intern dokumentation och inte publiceras externt behandlas med stöd av berättigat intresse och omfattas inte av samma krav på samtycke.

KAMERA­ÖVERVAKNING

Vid vissa delar av Karnevalen kan kamerabevakning användas i syfte att upprätthålla säkerhet och överblicka större folkmassor. Kamerabevakningen sker i realtid och material spelas som huvudregel inte in.

DELNING AV PERSON­UPPGIFTER

TILL TREDJE PART

Lundakarnevalen delar endast personuppgifter med tredje part när:

  • Det är nödvändigt för att fullgöra avtal med dig (t.ex. betalningsleverantörer)
  • Vi har en rättslig skyldighet att göra det (t.ex. Skatteverket för kontrolluppgifter)
  • Du har lämnat ditt samtycke
  • Karnevalsorganet har fattat skriftligt beslut om det

Vi informerar alltid den registrerade innan personuppgifter lämnas ut till tredje part, med undantag för:

  • Delning med Terminsräkningsföreningen för verifiering av medlemskap i Studentlund och Akademiska Föreningen
  • Delning med Skatteverket, banker m.fl. för hantering av utbetalningar mm. (personnummer och bankuppgifter delas endast i den utsträckning som krävs enligt lag)

PERSONUPPGIFTS­BITRÄDEN

Lundakarnevalen använder vissa personuppgiftsbiträden för att kunna bedriva verksamheten, bland annat:

  • Google Workspace (e-post, dokumenthantering, fillagring)
  • Amazon Web Services (IT-infrastruktur och systemdrift)
  • Övriga IT-leverantörer enligt behov

Med alla personuppgiftsbiträden finns personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar hur uppgifterna får behandlas och säkerställer att de följer GDPR:s krav.

ÖVERFÖRING TILL TREDJE LAND

Lundakarnevalen strävar efter att endast använda tjänster där personuppgifter lagras inom EU/EES. För de tjänster där data kan överföras till eller lagras utanför EU/EES säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats enligt GDPR:s krav.

AI-VERKTYG

Lundakarnevalen laddar inte upp, delar eller på annat sätt överför personuppgifter till AI-verktyg som ChatGPT, Google Gemini eller liknande tjänster som inte är godkända av Lundakarnevalen.

SÄKERHETS­ÅTGÄRDER

Lundakarnevalen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förstöring eller annan olovlig behandling. Detta inkluderar:

  • Begränsad åtkomst till personuppgifter (endast de som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter)
  • Krypterad dataöverföring för känslig data
  • Utbildning av aktiva i personuppgiftsfrågor

COOKIES OCH WEBBPLATS­ANVÄNDNING

Vi använder Umami Analytics för att förstå hur vår webbplats används och för att förbättra innehåll och funktionalitet. Umami använder inte cookies och samlar in statistik på ett integritetsvänligt sätt utan att spåra enskilda användare.

Den insamlade informationen är aggregerad och används enbart för att ge oss insikter om till exempel vilka sidor som besöks, hur användare hittar till webbplatsen och vilka enheter som används.

Om du vill läsa mer om hur Umami behandlar data kan du ta del av deras information om dataskydd och efterlevnad på deras webbplats: https://umami.is.

ÄNDRINGAR I INTEGRITETS­POLICYN

Lundakarnevalen förbehåller sig rätten att uppdatera denna integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar som påverkar hur vi behandlar dina personuppgifter kommer registrerade att informeras via e-post eller på vår webbplats.

KONTAKTA OSS

För frågor om denna integritetspolicy eller om hur Lundakarnevalen behandlar dina personuppgifter, kontakta:

E-post: gdpr@lundakarnevalen.lu.se

Postadress: Sandgatan 2, 223 50 Lund